I etterkant at førte kurssamlig på kurset Teknologiendring og samfunnsutvikling har jeg lyst til å tenke litt videre fra ett blogginnlegg som min meddeltager på kurset har skrevet angående E-post.
Blogginnlegget kan leses her.
http://gunhildh.wordpress.com/2010/02/21/men-eposten-min-far-du-ikke/
Jeg er ikke uenig i at epost har en stor bruksverdi i her og nå perspektivet. Man kan samle de relevante vedleggene og informasjonen her og nå. Man får konkludert, samt kopiert både de som trenger å vite det samt en hel del andre. Konklusjonen er så klar, og alle er fornøyd.
Men så, når tiden har gått og man kommer opp i en lignende sak og man har behov for noe informasjon fra en gammel epost. Da opplever jeg at epost viser sin begrensning. Det er ofte en utfordring å finne igjen epost, og ikke minst vedlegg som ligger i en epost. Jeg ser for meg at jeg kunne spart meg for mye arbeid i fremtiden ved å finne en bedre måte å strukturere all denne informasjonen på. Utfordringen nå og fremover er ikke om informasjonen finnes, men å ha gode metoder for å strukturere informasjonen slik at det er effektivt gjenbrukbart.
Jeg har den siste uke tittet litt på Sharepoint verktøyet som vi har tilgjengelig på jobb. Dette er såvidt jeg kan se av førsteinntrykket tett integrert med Outlook slik at man kan få noen av epostens fordeler ved at informasjon som ligger på en wiki/blogg/forum-aktig side kan synkroniseres inn i outlooken.
Jeg fant en blogg hvor Sharepoint var tema, men hvis andre har erfaringer med bruk av dette, evt innspill på tilsvarende gratisløsninger tar jeg gjerne imot innspill.
Hvitsjokolademoussekake
for 10 år siden
Hei Einar.
SvarSlettVi bruker Sharepoint på jobben og det virker. Den er godt integrert med Outlook. Det som jeg synes er litt vanskelig med Sharepoint er når du får mange av dem. Da kan det gå litt tid å finne rett Sharepoint og blir litt som å lette etter gammel e-post, men på en mye letter måtte. :-)
Fin blogg du har.
Gleder meg til å høre mer av dine brukererfaringer på neste samling.
SvarSlettHar kikket litt på sharepoint på nettet. Ser ut til å være velegnet for team / prosjektarbeid. Ser for meg at dette kunne være et nyttig verktøy i vårt (Statens jernbanetilsyns) regelverksarbeid der arbeidet skjer i tverrfaglig team. For vår saksbehandling må vi benytte vårt offisielle srkiv. Epost er relativt gjenfinnbar der. Vi har dessuten også skaffet et system som heter Mimosa archive. Det lagres all epost til ”evig tid”. Der er det masse forskjellig søkemuligheter. Selv har jeg et superprimitivt system som har fungert i flre år. Jeg lager pst-filer av innboksen min hvert halvår, og med en kombinasjon av hvem / når greier jeg stort sett å gjenfinne det jeg leter etter. Men jeg blir jo eldre etter hvert!
SvarSlett